Tự Động Hóa Quy Trình Làm Việc Và Tăng Năng Suất Kinh Doanh Với API Của Synology Office Suite

Tự Động Hóa Quy Trình Làm Việc Và Tăng Năng Suất Kinh Doanh Với API Của Synology Office Suite

Khi các tổ chức áp dụng các công cụ phần mềm mới để điều hành doanh nghiệp của mình, họ thường phải vật lộn với các hệ thống phân mảnh, dẫn đến tình trạng kém hiệu quả, dữ liệu trùng lặp và rủi ro bảo mật.

Trung bình, các công ty sử dụng 93 ứng dụng khác nhau, với các doanh nghiệp lớn (hơn 2.000 nhân viên) quản lý hơn 231 ứng dụng ( Okta, 2024 ), phần lớn trong số đó là các ứng dụng năng suất kinh doanh. Sự lan tràn của phần mềm năng suất này buộc nhân viên phải lãng phí gần một giờ mỗi ngày để tìm kiếm tệp, chuyển đổi giữa vô số tab và theo dõi dữ liệu phù hợp ( Cornell & Qatalog, 2021).

Sự tích hợp kém giữa các ứng dụng năng suất không chỉ làm gián đoạn quy trình làm việc mà còn mở rộng phạm vi tấn công, khiến việc quản lý bảo mật trở nên khó khăn hơn: 90% tài liệu quan trọng của doanh nghiệp được chia sẻ ngoài nhóm điều hành, trong đó hơn 15% có nguy cơ bị chia sẻ quá mức và cấu hình sai quyền ( Concentric, 2024 ).

Để giải quyết những thách thức này, các tổ chức cần một giải pháp thống nhất giúp hợp lý hóa quy trình làm việc, tăng cường bảo mật và giảm thiểu sự phụ thuộc vào các công cụ SaaS phân tán.

API của Synology Office Suite giúp doanh nghiệp phá vỡ các kho dữ liệu như thế nào

Synology Office Suite là nền tảng năng suất tất cả trong một, mang lại khả năng cộng tác, quản lý tệp, email và lập lịch theo thời gian thực vào một đám mây riêng an toàn. Bằng cách hợp nhất các công cụ này trong một môi trường, nó đảm bảo kiểm soát dữ liệu đầy đủ và bảo mật nâng cao. Không giống như các giải pháp SaaS phân mảnh, bộ năng suất của Synology được bao gồm trong thiết bị Synology của bạn—loại bỏ chi phí đăng ký liên tục và biến nó thành giải pháp thay thế tiết kiệm chi phí cho các công cụ SaaS phân tán.

Hơn nữa, Synology Office Suite hiện hỗ trợ chức năng mở rộng thông qua API, cho phép tích hợp liền mạch với SaaS của bên thứ ba và các ứng dụng nội bộ. Điều này cho phép các tổ chức có thể tự động hóa quy trình làm việc và tăng cường khả năng tương tác dữ liệu trong khi vẫn duy trì các công cụ quen thuộc của họ.

Synology Office Suite API tuân theo RESTful, một trong những kiến ​​trúc được sử dụng rộng rãi nhất, được biết đến với khả năng tương thích cao, tính đơn giản và bản chất thân thiện với nhà phát triển. Điều này cho phép các tổ chức dễ dàng tạo các tích hợp tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu của họ, cho dù đó là tự động theo dõi email, thu thập dữ liệu hay quản lý tệp. Ngoài ra, nó đi kèm với một công cụ Web API tương tác cung cấp hướng dẫn từng bước, cho phép các nhà phát triển nhập tham số trực tiếp và tạo các yêu cầu curl mẫu để thử nghiệm và triển khai. Synology Office Suite API cũng bao gồm một công cụ hỗ trợ AI hỗ trợ các nhà phát triển tạo mã ví dụ, khắc phục sự cố và hợp lý hóa tích hợp, cung cấp các lược đồ yêu cầu API tùy chỉnh phù hợp với các trường hợp sử dụng cụ thể.

Sau đây là một số ví dụ về những gì bạn có thể làm với API REST của Synology Office Suite:

1. Truy cập các tệp Synology Drive Team Folder trực tiếp từ phần mềm của bên thứ ba

Nếu tổ chức của bạn sử dụng các công cụ quản lý dự án, bạn có thể thường xuyên thấy mình phải sao chép và dán thủ công các liên kết tệp từ các ứng dụng riêng biệt, điều này rất tẻ nhạt và dễ xảy ra lỗi. Với Synology Drive API, bạn có thể hợp lý hóa quy trình này bằng cách cho phép truy cập trực tiếp vào các tệp thư mục nhóm Drive từ công cụ quản lý dự án của mình, cho phép bạn dễ dàng đính kèm các tệp dự án có liên quan chỉ bằng một cú nhấp chuột, loại bỏ nhu cầu chuyển đổi giữa các ứng dụng hoặc rủi ro sao chép sai tài liệu.

Điều này cũng có thể được áp dụng cho các hệ thống quản lý quy trình kinh doanh nội bộ (BPM) để hợp lý hóa việc quản lý và phê duyệt tệp. Ví dụ, khi xác minh hợp đồng, hóa đơn hoặc bảng lương, bạn thường sẽ tải tệp lên theo cách thủ công, chờ phê duyệt và sau đó di chuyển chúng đến đúng thư mục. Với Drive API, bạn có thể kết nối BPM của mình với Synology Drive, cho phép tải tệp lên từ bất kỳ đâu mà không cần lưu trữ cục bộ và tự động di chuyển các tài liệu đã phê duyệt đến thư mục nhóm được chỉ định, tạo ra quy trình làm việc hiệu quả hơn.

2. Tự động thu thập và trực quan hóa dữ liệu khảo sát bằng Synology Spreadsheet API:

Giả sử bạn đang thu thập phản hồi từ những người tham dự sự kiện. Thông thường, bạn sẽ xuất các phản hồi khảo sát, nhập chúng vào bảng tính, sau đó vào nền tảng trực quan hóa dữ liệu, yêu cầu cập nhật thường xuyên để duy trì báo cáo cập nhật. Với Synology Spreadsheet API, các phản hồi khảo sát được tự động nhập vào bảng tính và bảng điều khiển đồng bộ hóa theo thời gian thực, đảm bảo thông tin chi tiết mới nhất luôn được hiển thị. Điều này loại bỏ việc xử lý dữ liệu thủ công, cho phép các nhóm tập trung vào phân tích thay vì các tác vụ hành chính.

3. Tự động theo dõi khách hàng tiềm năng CRM và phân công nhiệm vụ bằng API Synology MailPlus:

Theo dõi thủ công các khách hàng tiềm năng và gửi email theo dõi có thể làm chậm nhóm bán hàng và dẫn đến bỏ lỡ các cơ hội. Ví dụ, trong nền tảng CRM, nhân viên bán hàng thường sẽ kiểm tra các khách hàng tiềm năng mới và gửi email theo cách thủ công. Với Synology MailPlus API, bạn có thể tự động hóa quy trình này bằng cách đặt điều kiện kích hoạt cho các khách hàng tiềm năng mới, tự động chỉ định các tác vụ theo dõi và gửi thông báo qua email. Điều này đảm bảo giám sát tốt hơn và thời gian phản hồi nhanh hơn, cho phép nhóm bán hàng tập trung vào việc chốt giao dịch thay vì theo dõi khách hàng tiềm năng.

4. Tự động lên lịch và yêu cầu nghỉ phép bằng Synology Calendar API:

Quản lý lịch làm việc và yêu cầu nghỉ phép theo cách thủ công có thể dẫn đến tình trạng kém hiệu quả và xung đột lịch trình. Bằng cách tích hợp Synology Calendar API, các yêu cầu nghỉ phép được tự động đồng bộ hóa với Synology Calendar, loại bỏ nhu cầu nhập thủ công và đảm bảo lịch trình được cập nhật. Tự động theo dõi chấm công và quản lý lịch làm việc giúp giảm thiểu giao tiếp lặp đi lặp lại, cho phép nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao hơn.

Bắt đầu kết nối các ứng dụng yêu thích của bạn với API Synology Office Suite

Cho dù là tự động hóa các tác vụ bảng tính, đồng bộ hóa các thư mục nhóm với nền tảng quản lý dự án hay tăng cường cộng tác theo thời gian thực, API REST của Synology đều mang đến sự linh hoạt cho các tổ chức để tích hợp với các ứng dụng ưa thích của họ đồng thời tận dụng tính bảo mật và hiệu quả về chi phí của các giải pháp đám mây riêng.

---